Selon la loi, les organismes sans but lucratif (OSBL) doivent tenir une assemblée générale annuelle (AGA) pour leurs membres. Étant donné la pandémie de la COVID-19, les OSBL se retrouvent dans l’impossibilité de le faire et ne devraient pas tenir ces assemblées en personne, afin de suivre les recommandations émises par la Santé publique. Les OSBL disposent de plusieurs options pour s’assurer de leurs obligations annuelles tout en maintenant la sécurité de leurs membres.
Une façon simple de contourner le problème est de tenir une rencontre virtuelle, un moyen entériné par les deux paliers de gouvernement, afin de permettre aux OSBL de remplir leurs obligations liées aux AGA. Toutefois, vous devez d’abord vous assurer que la tenue d’une AGA virtuelle ne contrevient pas aux règlements administratifs de votre organisation. Consultez votre conseiller juridique s’il y ambiguïté ou une omission dans vos règlements administratifs, pour vous assurer qu’une AGA virtuelle est permise. Si cela n’est pas déjà prévu par vos règlements administratifs, une rencontre partiellement virtuelle (pendant laquelle certains membres assisteront en personne tout en respectant la distanciation sociale) peut être une option pour votre organisation. Dans les deux cas, tout vote requis pendant l’AGM pourra être fait en ligne, pourvu que cela ne contrevienne pas aux règlements administratifs de votre organisme, et que le processus de vote permette qu’ils soient vérifiés, comptés, et présentés tout en préservant l’anonymat pendant la réunion. Il sera possible d’utiliser un outil de sondage en ligne (tel que Survey Monkey ou autre), ou la fonctionnalité offerte par votre plate-forme de réunions en ligne.
Alternativement, un organisme incorporé au Fédéral peut envisager la signature d’une résolution au lieu de tenir une réunion. Tous les membres qui ont le droit de vote à l’AGA doivent signer la résolution écrite, qui expliquerait le point normalement discuté lors de l’AGA. Ceci inclurait les élections de nouveaux administrateurs, l’approbation des états financiers, et le choix d’un nouvel auditeur financier. Toute résolution signée électroniquement ou par circulation aux personnes appropriées doit être ensuite conservée dans les dossiers de l’organisme.
En terminant, les OSBL incorporés au Fédéral peuvent faire une demande pour retarder la tenue de leur AGA. La demande de report doit être complétée au moins 30 jours avant l’envoi de la convocation de l’AGA.
Nous vous suggérons de parler avec un professionnel ou de consulter un conseiller juridique pour vous assurer que tous les aspects légaux sont couverts et que toute stipulation particulière aux règlements administratifs de votre organisme ont été pris en compte.Comme vous le savez, la connaissance du secteur des OSBL découle en grande partie de l’expérience. Il est donc important de trouver un conseiller de confiance qui peut démontrer clairement sa compréhension de votre secteur – y compris une liste de clients solide – pour vous guider dans vos propres défis spécifiques, qu’ils soient liés à la COVID-19 ou non. C’est là que nous intervenons.Consultez notre Centre de ressources COVID-19 pour demeurer au courant des dernières nouvelles, et n’hésitez pas à contacter notre Équipe de soutien à la crise, pour vous aider à effectuer vos calculs et vos applications aux divers programmes.
