Comment choisir un fournisseur de services de paie

Envisagez-vous de mettre en place un système de paie pour votre entreprise ou de confier le traitement de votre paie à un fournisseur? Vous ne savez pas par où commencer ou lequel choisir? Comme il en existe de nombreux, la clé est de faire des recherches appropriées et de choisir celui qui offre les caractéristiques les mieux adaptées aux besoins de votre entreprise.

Il est également important d’examiner les tarifs en détail et de comparer des pommes avec des pommes, car chaque fournisseur offre des tarifs différents en fonction des services et des fonctions que vous choisissez.

Une fois que vous aurez pris la décision de confier votre processus de paie à un tiers, voici quelques-uns des points à prendre en considération avant de signer un contrat à long terme.

  • Options de traitement de la paie : le fournisseur vous offre-t-il plusieurs choix?
    • Traitement de la paie par l’employeur via le logiciel du fournisseur
    • Contact avec le fournisseur et traitement par téléphone
    • Possibilité d’utiliser des feuilles de temps/fiches de présence pour les salariés horaires
    • Traitement automatisé si les employés travaillent à salaire
  • Options de paiement : pouvez-vous traiter les paiements par dépôt direct ou par chèque?
  • Services de déclaration d’impôt : le logiciel permet-il de déclarer les retenues à la source périodiques au gouvernement ou offre-t-il des services de fin d’année pour produire les sommaires de paie et émettre les feuillets T4/RL1 des employés?
  • Outils de production de rapports : votre logiciel doit vous fournir des rapports qui vous permettront de comprendre facilement vos opérations comptables quotidiennes et mensuelles et de les partager si nécessaire.
  • Interface du logiciel de l’employeur : de nos jours, il doit être facile pour vous d’accéder aux diverses fonctionnalités pour traiter la paie, mettre à jour les profils des employés, consulter les rapports, etc.
  • Portail des employés : l’interface et l’expérience utilisateur des employés sont cruciales!  Une bonne interface d’un fournisseur de services de paie permet de naviguer facilement pour consulter les talons de paie, récupérer les feuillets d’impôt de fin d’année, faire des demandes de congés, etc.
  • Intégration avec votre logiciel de comptabilité : plus vous pourrez automatiser certaines parties de vos opérations, plus vous économiserez du temps et de l’énergie.

Remarque : si vous traitez actuellement votre paie manuellement, assurez-vous de discuter du meilleur moment pour la transition de la paie et le transfert sans tracas des données afin d’éviter les erreurs. Choisissez votre moment judicieusement!

La réputation du fournisseur est également un facteur important à prendre en compte, car vous avez besoin de son expertise pour traiter votre paie, assurer une bonne configuration et veiller à ce que les délais de déclaration aux autorités soient respectés.

Si vous offrez des régimes d’avantages sociaux collectifs, il est également important de s’assurer que le fournisseur connaît bien les implications fiscales pour les deux parties (employeur et employés) concernées.

  • Économies de temps et d’argent : en faisant appel à un fournisseur, vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et, à long terme, les avantages du recours à un fournisseur l’emporteront sur les coûts.
  • Réduction des erreurs : vous serez libéré des erreurs frustrantes dues aux calculs manuels.
  • Automatisation des opérations : misez sur la possibilité d’émettre des talons de paie pour les employés sans effort supplémentaire de votre part.
  • Conformité avec les lois : les fournisseurs veillent à ce que vous soyez en conformité avec les déclarations gouvernementales, les lois sur la paie et les réglementations. Ils sont au courant de toutes les mises à jour fiscales et effectuent les changements nécessaires pour s’y conformer, vous évitant ainsi d’avoir à suivre de près et à interpréter les nouvelles règles.
  • Un service à la clientèle attentif : ces fournisseurs traitent avec des centaines de clients comme vous; vous pouvez vous fier à leur expertise et compter sur leur soutien opportun, même dans les moments difficiles.
  • Optimisation de la communication interne : les portails libre-service facilitent l’accès aux informations, tant pour l’employeur que pour l’employé.
  • Sécurité des données : il est essentiel de préserver la confidentialité des informations des employés. La plupart des fournisseurs de services de paie proposent des mesures de sécurité pour éviter toute violation des données, notamment l’authentification multifactorielle et le cryptage des données.

Que vous n’ayez que quelques employés ou que vous gériez une grande équipe, il vaut la peine d’envisager de faire appel à un fournisseur de paie. En fait, nous le recommandons à la plupart de nos clients, même aux jeunes entreprises, car les fonctionnalités et les avantages compensent rapidement les coûts. Le meilleur point de départ est de se renseigner auprès de votre comptable, car il possède les connaissances et l’expérience nécessaires pour vous guider dans le processus de sélection et travailler de pair avec le fournisseur. À vous de choisir!Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de l’aide pour choisir le fournisseur de services de paie qui convient à votre entreprise, veuillez contacter notre équipe de comptabilité et de tenue de livres.

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2021-05-26

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