Dans un monde idéal, votre progiciel de gestion intégré (PGI) vous permet de gérer habilement les opérations, les rapports, les ressources humaines, la fabrication et la chaîne d’approvisionnement de votre entreprise. Toutefois, alors que les besoins de votre entreprise évoluent, il est peut-être temps d’examiner soigneusement votre PGI pour déterminer s’il vous apporte toujours la valeur ajoutée dont vous avez besoin. La réponse peut conduire à une mise à niveau, à des modifications ou à un changement complet.

Comment savoir si votre entreprise tire pleinement avantage de votre PGI? Prenez en considération cinq domaines clés dans lesquels les progiciels de gestion intégrée les plus performants sont mesurés :

• Il existe une analyse de rentabilisation claire avec des résultats mesurables. Le PGI que vous utilisez doit correspondre aux objectifs commerciaux de votre entreprise et être conçu, mis en œuvre et utilisé de façon à obtenir des résultats mesurables. Il doit justifier son coût initial, souvent considérable, dans un délai raisonnable après sa mise en œuvre (généralement de trois à sept ans), puis continuer à apporter une valeur ajoutée dans un avenir prévisible. Par exemple, si vous dépensez 100 000 $ pour votre PGI, cet investissement doit à son tour générer une productivité accrue, une réduction des coûts des matériaux, une amélioration de la qualité ou d’un autre aspect qui compensera largement cet investissement de 100 000 $.
  
  
• Le progiciel doit être relativement récent et bien entretenu au fil du temps. Idéalement, sa mise en œuvre doit avoir eu lieu au cours des cinq dernières années, il doit être régulièrement mis à jour avec les versions et les correctifs actuels, il doit être amélioré afin de continuer à s’aligner sur les objectifs de l’entreprise au fil du temps et il doit avoir une haute disponibilité pour les utilisateurs finaux.
  
  
• Les processus sont bien définis et les fonctionnalités du système sont étroitement alignées sur ces processus. De nombreuses organisations cherchent à mettre en œuvre un système standard ou à l’adapter aux processus qui se sont développés de manière organique au fil du temps. La meilleure méthode – hybride – consiste à optimiser les processus et à adapter le système (avec un minimum ou sans programmation) à ces nouveaux processus.
  
  
• Les membres de l’équipe doivent être fortement formés, engagés, alignés et soutenus. En formant les membres de l’équipe et en les impliquant dans le processus d’alignement du système sur les nouveaux processus (avec du soutien), ils adhéreront fermement à ce qu’ils ont contribué à développer. Pour réussir, il est essentiel que les membres de l’équipe deviennent des super-utilisateurs (c’est-à-dire des experts) qui serviront de ressources pour tous les utilisateurs du système. En outre, tous les membres de l’équipe doivent être régulièrement formés à l’utilisation et aux mises à jour du système. Une formation qui n’est pas utilisée ou renforcée disparaîtra avec le temps.
  
  
• Il doit y avoir des avantages et des résultats organisationnels clairement définis qui font l’objet d’un contrôle, d’un suivi et de rapports. Il est essentiel de s’assurer qu’un propriétaire du système est responsable du suivi et de l’établissement de rapports réguliers à l’intention de la direction générale pour obtenir les avantages souhaités.
  
  

Souvent, les systèmes sont mis en œuvre avec de bonnes intentions. Pourtant, avec le temps, le succès est prononcé lorsque le système est jugé opérationnel. Cependant, en raison des coûts élevés et des difficultés de mise en œuvre, les systèmes sont implantés pour leurs avantages et l’amélioration des performances opérationnelles. Il est essentiel que la véritable raison de la mise en œuvre du système ne soit pas oubliée ou abandonnée.

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