INTRODUCTION

Au cours de l’automne 2021, FL Fuller Landau a décidé de prendre le pouls de quelques organismes sans but lucratif (OSBL) de la région de Montréal. Nous avons choisi un mélange de clients et de contacts pour partager les difficultés rencontrées et les leçons apprises pendant la pandémie de la COVID-19. Cette démarche a été pensée comme un moyen d’aider les OSBL à prendre des mesures pour sortir plus forts de la pandémie et, espérons-le, à trouver une lueur d’espoir au nuage COVID qui plane au-dessus de nos têtes depuis environ 20 mois… et ce n’est pas fini. Au total, 17 organisations sur les 50 interrogées ont pris le temps de nous faire part de leurs réflexions – dans l’espoir de partager la richesse de l’apprentissage et des expériences acquises pendant la COVID-19. Bien qu’il ne s’agisse pas d’un résultat statistiquement significatif, vous serez peut-être inspiré, après avoir lu les résultats, d’ajouter quelques éléments à votre propre boîte à outils? L’enquête était divisée en neuf parties, afin de couvrir un éventail de sujets allant du renforcement des capacités à l’évaluation de l’impact, et tout ce qui se trouve entre les deux.  Nous espérons que vous tirerez profit de cette lecture!

LES RÉSULTATS DE NOTRE ENQUÊTE

Gestion, finances et comptabilité

La plupart du temps, les OSBL évoluent dans un environnement chaotique, s’adaptant aux nouvelles variables de leur écosystème, s’efforçant de répondre aux besoins de leurs parties prenantes. L’utilisation de la technologie et de tous les outils fournis par celle-ci permet d’atténuer une partie des difficultés opérationnelles quotidiennes. Toutefois, des politiques, des procédures et des processus doivent être établis, mis en œuvre et respectés afin de maintenir les bases solides d’une organisation et, surtout, de garantir que des contrôles appropriés et récurrents protègent l’organisation et toutes les parties prenantes qui ont des besoins et des attentes variés. Quelques points saillants méritent d’être soulignés :

• À la question « Utilisez-vous un logiciel en ligne pour rationaliser vos processus et opérations financières et comptables? », plus de 70 % des répondants ont indiqué qu’ils utilisent un logiciel en ligne pour les finances et la comptabilité. Ces logiciels comprennent Quickbooks, Sage, Financial Edge, Avantage et Simply Accounting (dans l’ordre du plus au moins populaire).
• À notre grande surprise, 94 % des répondants ont un organigramme qui définit clairement la structure de leur organisation et les relations entre leurs différents services. En outre, 82 % des répondants ont clairement définis les rôles et les responsabilités des employés dans des descriptions de poste.
• Une grande partie (88 %) de nos répondants pensent que leurs contrôles internes garantissent la séparation des tâches et l’allocation des ressources, et fournissent une responsabilité suffisante pour protéger les actifs de l’organisation.

Cependant, il y a encore place à l’amélioration, car seulement 65 % des répondants à notre enquête ont déclaré qu’ils examinaient leurs contrôles internes chaque année. Il va sans dire que ce processus est d’une importance capitale pour garantir une organisation sûre, efficace et efficiente et pour protéger les actifs de toutes les parties prenantes.

Gestion des bases de données

La gestion des bases de données est essentielle à la survie ET à la croissance d’un OSBL. L’adoption d’une technologie efficace et efficiente est une chose, mais garder la base de données « propre » et à jour est vital pour le succès… Rappelez-vous le vieil adage « garbage in, garbage out », quelle que soit la qualité du système en place. 65 % de nos répondants utilisent un système de gestion de la relation client (CRM) pour maintenir les bases de données des donateurs et/ou des bénévoles. Les plateformes les plus populaires sont Raiser’s Edge, un logiciel spécialisé conçu spécifiquement pour la collecte de fonds et la gestion des donateurs des OSBL, et Salesforce, qui est un CRM robuste et largement utilisé dans une variété d’organisations, à but lucratif ou non. Les coûts de licence, le service après-vente et l’intégration avec d’autres logiciels sont probablement les éléments les plus importants à prendre en compte lors de la recherche d’un nouveau système de gestion de base de données.

Gouvernance

Comme vous le savez, la gouvernance est la pierre angulaire des organismes sans but lucratif sains. À cette fin, 59 % des répondants affirment que leur conseil d’administration joue un rôle actif et impliqué au sein de leur organisation, tandis que 35 % des répondants affirment que leur conseil d’administration est heureux de jouer un rôle de supervision et de consultation. Dans l’ensemble, la plupart des organisations (70 %) entretiennent une relation ouverte et harmonieuse avec leur conseil d’administration, tandis que 12 % bénéficient d’une relation formelle et hiérarchique, et que 12 % font face à une relation quasi inexistante. Il y a cependant place à l’amélioration puisque seulement 53 % des répondants ont mis en place un comité de sélection des membres du conseil d’administration, tandis que 30 % des répondants admettent qu’ils n’en ont pas, et 17 % n’ont pas répondu à cette question.

Évaluation de l’impact

L’évaluation de l’impact est définie par l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) comme « une évaluation de la manière dont l’intervention évaluée affecte les résultats, que ces effets soient voulus ou non ». Il s’agit d’un domaine dans lequel les organismes sans but lucratif ont généralement le plus de difficultés. Cependant, nous avons été agréablement surpris de constater que 35 % de nos répondants rendent compte de leur impact chaque année, 18 % deux fois par an, 18 % tous les trimestres et 12 % tous les mois, tandis que 12 % seulement admettent ne le faire qu’en de rares occasions. En outre, pendant la pandémie, près de la moitié (48 %) des répondants à l’enquête ont noté une augmentation modeste de la demande de services de leur organisation, 30 % une augmentation significative et 12 % aucun changement. Au total, plus de 75 % des répondants ont donc noté une augmentation de la demande globale des services de leur organisation.

Renforcement/développement des capacités organisationnelles

Le renforcement et le développement des capacités organisationnelles sont un autre domaine dans lequel les organismes sans but lucratif éprouvent généralement des difficultés. Dans notre enquête, 35 % des répondants sont tout à fait d’accord pour dire que l’augmentation des compétences de leurs équipes et de leurs capacités de résolution de problèmes de manière durable est un défi constant, 29 % sont d’accord et 18 % ne sont pas d’accord. Plus de 60 % des personnes interrogées sont donc d’accord pour dire que l’augmentation des compétences et des capacités de résolution de problèmes de leurs équipes de manière durable est un défi constant. En ce qui concerne l’évolution de la capacité de leur organisation (depuis le début de la pandémie), 18 % ont noté une augmentation significative, 24 % une augmentation modeste, 14 % aucun changement, et 12 % une diminution modeste. Lorsque nous avons demandé aux répondants quelle mesure (ou action) leur organisation a été contrainte de mettre en œuvre et qui a eu le plus grand impact, 35 % ont estimé que la collecte de fonds virtuelle était le changement le plus important, tandis que 30 % ont dû mettre en place des processus de travail hybrides. Il n’est pas surprenant que, depuis le début de la pandémie de COVID-19, 70 % des répondants aient adopté ou partagé le désir d’adopter un modèle de lieu de travail hybride.

Marketing

Le marketing est l’un des piliers de la collecte de fonds, et pourtant, tous nos répondants ne sont pas entièrement à bord, probablement en raison d’un manque de ressources qualifiées. Le marketing, et en particulier le marketing numérique, devient de plus en plus complexe. 76 % des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation utilisait les médias sociaux pour informer les gens sur sa mission. Cependant, seulement un peu plus de la moitié (53 %) des répondants ont déclaré que leur organisation utilise les plateformes de médias sociaux pour collecter des fonds. Il s’agit là d’une occasion manquée pour l’autre moitié. Commencez lentement. Expérimentez. Embauchez un stagiaire en marketing numérique. Confiez les médias sociaux à un travailleur autonome. Vous verrez rapidement les avantages et comprendrez pourquoi il ne s’agit pas d’une dépense, mais plutôt d’un investissement. Parmi les personnes interrogées, Facebook (71 %), LinkedIn (58 %) et Instagram (58 %) sont les médias sociaux les plus utilisés, tandis que Twitter est peu utilisé (18 %) et que TikTok n’a manifestement pas encore gagné en popularité, avec 12 %. Certaines plateformes sont plus coûteuses que d’autres, mais Facebook, à titre d’exemple, peut faire des miracles avec un tout petit budget. Vous serez surpris!

Collecte de fonds

En moyenne, les personnes interrogées ont déclaré qu’environ 10 % de leur collecte de fonds avait été effectuée virtuellement avant la pandémie. Dans le cadre de cette enquête, 62 % de leurs collectes de fonds se font de manière virtuelle, et l’on s’attend à ce que la collecte virtuelle représente 50 % de leurs collectes de fonds totales à l’avenir. Cependant, lorsqu’on leur a demandé si leur organisation avait réussi à passer à la collecte de fonds virtuelle, seuls 23 % étaient tout à fait d’accord, 30 % étaient d’accord, 18 % n’étaient pas d’accord et 5 % n’étaient pas du tout d’accord. Entre autres, les répondants ont déclaré que leurs idées de collecte de fonds les plus innovantes comprenaient des événements virtuels, le sociofinancement, le lancement d’une émission de radio virtuelle, des ventes aux enchères en ligne, des concerts sur Facebook Live et des événements sportifs virtuels (randonnée, tour de vélo, etc.). Compte tenu du succès de ces événements, 60 % des répondants prévoient de poursuivre la collecte de fonds virtuelle dans leur planification stratégique.

Cybersécurité

Nous avons été agréablement surpris d’apprendre que plus de 75 % des répondants pensent que leur organisation dispose de la technologie nécessaire pour prévenir les violations de données et maintenir l’intégrité des données. Cependant, nous n’avons pas demandé si cela avait été vérifié stratégiquement par diverses méthodes telles que des tests d’intrusion. Parfois, la seule façon de savoir est d’essayer dans un environnement contrôlé. Cependant, seuls 40 % des organismes disposent d’un plan de reprise après sinistre pour protéger les informations relatives aux donateurs. Il s’agit d’un risque important qui devrait certainement être au premier plan pour tout organisme sans but lucratif, puisque les informations sur les donateurs sont .

Diversité et inclusion

Montréal montre certainement un visage diversifié et inclusif au monde, mais seulement 40 % des répondants disent que leur organisation a mis en place des mesures de diversité et d’inclusion pour assurer une représentation adéquate au sein du conseil d’administration.

NOUS SOMMES LÀ POUR VOUS AIDER

Nous espérons que cette enquête vous donnera quelques idées et vous encouragera à prendre des mesures pour améliorer l’excellent travail que vous faites déjà, dans chacune de vos organisations. Si vous avez des questions sur la gestion, les finances ou la comptabilité de votre OSBL, n’hésitez pas à contacter un membre de notre équipe, qui se fera un plaisir de vous aider ou de vous présenter quelqu’un qui le pourra.