Alors que nous approchons la fin d’une autre année civile, les entreprises doivent être prêtes à analyser les informations relatives à la paie qui ont été enregistrées à ce jour dans leur système et à déterminer leur exactitude. Qu’est-ce que cela signifie pour vous? Que vous soyez propriétaire d’une petite ou moyenne entreprise, que vous vous occupiez vous-même de la paie à l’aide d’un logiciel de paie ou que vous bénéficiez d’un prestataire de services de paie, valider l’exactitude des informations fournies est une étape cruciale avant la finalisation de la production des formulaires fiscaux pour toute entreprise, quelle qu’en soit la taille.
Validation des informations sur l’employé/employeur
Dans un premier temps, assurez-vous que l’adresse de votre entreprise, le numéro d’entreprise fédéral et les numéros d’identification provinciaux ont été saisis avec exactitude. Il faut également vérifier l’exactitude de la partie employeur des taux de retenue à la source fédéral et provincial. Ensuite, le profil de chaque employé, qu’il soit actif ou inactif, doit être validé pour s’assurer que les renseignements qu’il contient sont à jour, tels que son nom, son adresse et son numéro d’assurance sociale.
Les montants d’exemption d’impôt fédéral et provincial doivent être validés ainsi que les autres taux d’imposition tels que l’assurance-emploi (AE), le Régime de rentes du Québec (RRQ) et le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP). Il est très important de s’assurer que les employés ont versé le bon montant d’impôts à ce jour.
Si la paie est effectuée à l’interne, un rapprochement entre les montants payés et les montants dus des remises de retenues à la source est un excellent moyen de révéler les lacunes qui peuvent exister. Si vous faites appel à un prestataire de services de paie, beaucoup envoient des rapports préliminaires en novembre, qui soulignent certaines lacunes éventuelles.
Idéalement, toutes les lacunes et corrections doivent être signalées et corrigées avant la dernière paie de l’année.
Avantages imposables et autres ajustements
Tout avantage imposable qui n’a pas déjà été ajouté dans la paie au cours de l’année doit être ajouté avant la dernière paie de l’année. Un avantage lié à l’utilisation d’une voiture de compagnie en est un exemple. Comme cet avantage est basé sur le nombre de kilomètres parcourus pendant l’année, il ne peut être calculé qu’à la fin de l’année civile. Les modifications des taux d’assurance collective et de la couverture sont un autre exemple de ce qui doit également être contrôlé au cours de l’année. Si des changements sont intervenus et ont été mal saisis, des ajustements ponctuels sont nécessaires avant la dernière paie de l’année.
D’autres ajustements, tels que les bonis devant être versés doivent être effectués avant la fin de l’année et toutes les déductions à la source nécessaires doivent être remises avant la date limite du 15 janvier.
Finalisation des formulaires fiscaux
Une fois que toutes les informations sur les employés et les employeurs ont été correctement validées et que tous les ajustements nécessaires ont été saisis dans le système de paie, les formulaires fiscaux peuvent être produit. Dans le cas où les formulaires fiscaux sont produits et que des erreurs sont encore trouvées, les modifications sont encore autorisées et les ajustements de fin d’année peuvent encore être faits après le 31 décembre. Toutefois, le 15 janvier reste la date limite pour verser les retenues à la source. Tout versement effectué après cette date sera considéré comme tardif et, dans la plupart des cas, entraînera des pénalités et des intérêts.
Être proactif en comprenant mieux votre paie et comment identifier les anomalies est la clé pour fournir les informations les plus précises possibles, lorsqu’il s’agit de finaliser et de produire vos feuillets aux fins d’impôt.
Nous sommes là pour vous aider
Si vous avez des questions sur la production de votre paie et de vos formulaires fiscaux, n’hésitez pas à contacter notre équipe de comptabilité et de tenue de livres pour vous mettre sur la bonne voie.
